Privacy Policy

Privacy Policy

Kashmir Fund DK

The following contains our privacy policy in Danish and in English.

1: Persondatapolitik

2: Privacy Policy

Gældende fra 1. maj 2019

  1. Generelt

Denne persondatapolitik er gældende for samtlige af de oplysninger, som du giver til Kashmir Fund DK (herefter ”KFDK”), og/eller som KFDK indsamler om dig, enten som led i et medlems-/bidragsyder- eller frivilligforhold eller som bruger af KFDKs hjemmeside.

Politikken angiver hvordan KFDK behandler dine personoplysninger og redegør for de rettigheder, du har, når vi behandler dine personoplysninger.

Du bør læse denne politik og henvende dig til KFDK, såfremt der er oplysninger i politikken, som du ikke kan acceptere.

Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personoplysninger er EU’s Persondataforordning (2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)) og den danske databeskyttelseslov nr. 502 af 23. maj 2018. KFDK er også forpligtet af anden lovgivning i forhold til behandling af personoplysninger, som f.eks. bogføringsloven.

Et medlemskab kan enten indgås som et fuldgyldigt medlemskab eller som støttemedlem. I denne persondatapolitik er medlemmerne for begge medlemskaber omtalt som ”medlem”.  

  1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for behandling af dine personoplysninger er: Kashmir Fund DK, Stokrosevej 7, 1. th., CVR nr. 35592768, e-mail: kashmirfund@yahoo.dk.

Alle spørgsmål vedrørende denne politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til KFDK på ovenfornævnte e-mailadresse.

  1. Formål med behandlingen af dine personoplysninger

Afhængigt af om du er medlem, bidragsyder eller frivillig hos os, eller blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som velgørenhedsorganisation. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag og/eller når vi skal administrere dit medlemskab hos os. Hver gang vi indsamler personoplysninger om dig, orienterer vi om formålet med behandlingen af dine personoplysninger.

  1. Personoplysninger vi behandler om dig
  • Oplysninger KFDK indsamler direkte fra dig

For medlemmer og bidragsydere indsamler vi følgende almindelige personoplysninger: navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, registrerings- og kontonummer.

Vi indsamler ingen følsomme oplysninger om dig og vi indsamler ingen oplysninger om dig fra andre.

  1. Cookies

På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at indsamle webstatistik. En cookie er en mindre tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller din mobile enhed. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookies indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dine medlemsoplysninger eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af denne politik.

  1. Behandling af dine personoplysninger

Vi bruger dine personoplysninger til flere forskellige formål alt efter, om du er medlem, bidragsyder eller frivillig, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.

  • Bruger af hjemmeside
  • Formål med indsamlingen af dine personoplysninger

Vi leverer en række ydelser til dig som bruger på vores hjemmeside, herunder tilmelding til events samt tilmelding som frivillig. Når du bruger vores hjemmeside opsamles en række data, hvis du accepterer at vi må indsamle cookies, se nærmere i afsnit 5.

  • Hvilke personoplysninger behandler vi?

Som besøgende på KFDKs hjemmeside behandler vi dit navn, kontaktoplysninger, samt konto og registreringsnummer, når det er relevant. Dine personoplysninger bliver behandlet alt efter om du yder bidrag, vælger at blive medlem eller gerne vil være frivillig hos os. Der henvises derfor til de respektive afsnit herom.

  • Hvorfor har vi lov til at behandle dine personoplysninger?

Fordi behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan levere de rette tjenester for brugerne, opfylde vores aftaler med brugerne og håndtere forespørgsler og lignende forud for eventuel indgåelse af aftaler med KFDK. Dér, hvor det er relevant, beder vi om dit samtykke inden behandlingen.

  • Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

 Vi opbevarer dine personoplysninger i den tid, du er tilknyttet KFDK.

  • Bidragsyder
  • Formål med indsamlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne administrere dine indbetalinger og sende dig nødvendig information om dine bidrag.

  • Hvilke personoplysninger behandler vi?

For alle gælder, at vi behandler dit navn og kontaktoplysninger. For personer, der giver et bidrag, behandler vi ydermere konto og registreringsnummer.

  • Hvorfor har vi lov til at behandle dine personoplysninger?

Det er i KFDKs interesse at gemme oplysninger på de personer som giver et bidrag. Vi er forpligtet af bogføringsloven til at gemme oplysninger om bidragsydere i fem år plus indeværende år. Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan administrere alle bidrag.

  • Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Er du bidragsyder hos KFDK, vil vi opbevare dine personoplysninger i den tid, du er tilknyttet KFDK, og 5 år plus indeværende år fra dit sidste bidrag i henhold til bogføringsloven. Bidragsydere registreres i en database i KFDK. Har du indgået en betalingsaftale, så kræver betalingstjenesteloven, at KFDK skal kunne dokumentere, at der er indgået en aftale op til 13 måneder efter aftaleforholdet er ophørt.

  • Medlem
  • Formål med indsamlingen af personoplysninger

Er du medlem af KFDK, anvender vi dine personoplysninger til at kunne administrere dit medlemsforhold og kontakte dig vedrørende dit medlemskab og til at kunne sende dig nødvendig information om dit medlemskab og give dig stemmeret ved KFDKs generalforsamling, hvis du har et fuldgyldigt medlemsskab.

  • Hvilke personoplysninger behandler vi?

Navn og kontaktoplysninger.

  • Hvorfor har vi lov til at behandle dine personoplysninger?

Når du indgår en aftale om medlemskab, er det i KFDKs interesse at registrere dit medlemskab, så vi kan administrere dit medlemsforhold og sikre, at du kan benytte din stemmeret ved KFDKs generalforsamling.

  • Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi gemmer dine data i 5 år plus indeværende år efter du har meldt dig ud af KFDK. Det gør vi fordi det er et krav i bogføringsloven.

  • Frivillig og deltager i events
  • Formål med indsamlingen af personoplysninger

Er du frivillig hos KFDK, anvender vi dine personoplysninger til at kunne administrere din tilknytning til vores organisation og kunne sende information og eventuelt materiale til dig i forbindelse med aktiviteter.

  • Hvilke personoplysninger behandler vi?

Når du deltager i vores aktiviteter, har vi typisk brug for dit navn og kontaktoplysninger, så vi kan koordinere og kommunikere med dig om aktiviteten.

  • Hvorfor har vi lov til at behandle dine personoplysninger?

Det er i KFDKs interesse at behandle de oplysninger som er nødvendige for at kunne gennemføre den pågældende aktivitet. Hvis vi ikke har dit navn eller dine kontaktoplysninger, kan vi ikke kommunikere eller koordinere med dig om din deltagelse i aktiviteten.

  • Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Er du frivillig hos KFDK, vil vi opbevare dine personoplysninger i den tid, du er tilknyttet KFDK.

  1. Deling af dine persondata

I forhold til udvalgte behandlinger af persondata, kan det være nødvendigt at dele dine persondata med leverandører, samarbejdspartnere og myndigheder. Det kan for eksempel være leverandører som hoster vores IT-løsninger eller bistår KFDK med vores IT-drift. Desuden deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder.

  1. Dine rettigheder

Når vi behandler dine personoplysninger, er der en række rettigheder du kan gøre brug af. Disse er gennemgået nedenfor. Ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder, bedes du skrive til KFDK på kashmirfund@yahoo.dk.

Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til KFDK, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, oprette dig som bidragsyder, etc.

  • Oversigt over rettigheder
  • Indsigt

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, samt få at vide, med hvilket formål de er indsamlet.

  • Berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger.

  • Dataportabilitet

Du har ret til at modtage dine personoplysninger i et læsbart format.

  • Indsigelsesret

Du har ret til at bede KFDK om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er i KFDKs interesse.

  • Tilbagekaldelse af dit samtykke

Har du givet samtykke til, at vi må behandle udvalgte personoplysninger om dig, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage, i forhold til de data samtykket omfatter. Det, at du trækker dit samtykke tilbage, påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage information om/fra KFDK, herunder med almindelig post, e-mail, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til kashmirfund@yahoo.dk.

  • Begrænsninger i rettighederne

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet. I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan for eksempel være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i 5 år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Derfor kan der være tilfælde, hvor vi ikke vil kunne imødekomme dit ønske om eksempelvis at blive slettet. Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder, er vi forpligtet til at bede dig om at identificere dig selv, for eksempel ved at bede om at se et id-kort med billede. Ønsker du ikke fremadrettet at blive kontaktet af KFDK, skal du give samtykke til, at vi registrerer dig. Det er den eneste måde vi kan sikre, at vi ikke kontakter dig igen.

  1. Behandlingssikkerhed

I KFDK opdaterer vi løbende vores interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi kun overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau, og som vi har indgået en databehandleraftale med.

  1. Klage til tilsynsmyndighed

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til: Datatilsynet Borgergade 28, 5. sal 1300 København K. 3319 3200 dt@datatilsynet.dk. Du kan læse mere om klageadgang her: www.datatilsynet.dk

  1. Odatering af denne politik

KFDK er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af persondata. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan til enhver tid finde den gældende version af persondatapolitikken på kashmirfund.dk.

Valid from May 1, 2019

  1. General

 This privacy policy applies to all the information you provide to Kashmir Fund DK (hereinafter “KFDK”), and / or which KFDK collects about you, either as part of a membership / contribution or voluntary relationship or as a user of KFDKs Homepage.

The policy sets out how KFDK processes your personal information and explains the rights you have when processing your personal information.

You should read this policy and contact KFDK if there is information in the policy that you cannot accept.

The general legal framework for our processing of personal data is the EU General Data Protection Regulation (2016/679 of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46 / EC (general regulation on data protection)) and the Danish data protection law no. 502 of 23. May 2018. KFDK is also required by other legislation in relation to the processing of personal data, such as the accounting law.

A membership can either be entered as a full membership or as a support member. In this privacy policy, the members of both types of memberships are referred to as “member”.

  1. Data Controller

The data controller for processing your personal information is: Kashmir Fund DK, Stokrosevej 7, 1. th., CVR no. 35592768, e-mail: kashmirfund@yahoo.dk.

Any questions regarding this policy, the processing of your information and suspected non-compliance must initially be directed to KFDK at the above-mentioned email address.

  1. Purpose of processing your personal data

Depending on whether you are a member, contributor or volunteer with us, or simply a user of our site, we are required to process your personal information to such an extent that we may provide you with the services you request and that we may live up to the commitments we have as a charity. This applies both to handling your possible contributions and / or when we need to manage your membership with us. Each time we collect personal information about you, we inform you of the purpose of processing your personal information.

  1. Personal data we process about you
  • Information KFDK collects directly from you

For members and contributors, we collect the following ordinary personal data: name, address, postal code, city, mobile number, e-mail address, registration and account number.

We do not collect any sensitive information about you and we do not collect any information about you from others.

  1. Cookies

Our website makes use of “cookies” to collect web statistics. A cookie is a small text file sent from our server to your browser and stored on your computer’s hard drive or your mobile device. Cookies mean that you can use the website more efficiently and easily. We do not process user behaviour information that is collected through cookies in a way that can connect the user behaviour to specific people. You can set your browser to notify you when you receive a cookie so that you can always decide whether to accept it. You can also choose to completely switch off the function. If you do, however, the website will not work optimally. Cookies do not include personal information such as information about your email address, your membership information, or any other personal information other than as stated in this policy.

  1. Processing of your personal information

We use your personal information for several different purposes, depending on whether you are a member, contributor or volunteer, or if you are just a user of our website.

  • User of website
  • Purpose of collecting your personal information

We provide a number of services to you as a user on our website, including registration for events and registration as a volunteer. When you use our website, some data are collected if you agree that we may collect cookies, see section 5 for further details.

  • What personal information do we process?

As a visitor to KFDK’s website, we process your name, contact information, as well as account and registration number when applicable. Your personal data will be processed according to whether you make a contribution, choose to become a member or would like to be a volunteer with us. Please refer to the respective sections thereof.

  • Why are we allowed to process your personal information?

Because the processing of your data is necessary for us to deliver the right services for users, fulfil our agreements with users and handle inquiries and the like prior to any agreements with KFDK. Where appropriate, we will ask for your consent prior to processing.

  • How long do we keep your personal information?

 We keep your personal information during the time you are affiliated with KFDK.

  • Contributor
  • Purpose of collecting your personal information

We process your personal information in order to manage your contributions and send you the necessary information about your contributions.

  • What personal information do we process?

For everyone, we treat your name and contact information. For people who make a contribution, we also process account and registration number.

  • Why are we allowed to process your personal information?

It is in KFDKs interest to store information on the individuals who make a donation. We are required by accounting law to store information about contributors for five years plus the current year. The processing of your information is necessary for us to manage all contributions.

  • How long do we keep your personal information?

If you are a contributor to KFDK, we will keep your personal data for the time you are affiliated with KFDK, and 5 years plus the current year from your last contribution according to the Accounting Act. Contributors are registered in a database in KFDK. If you have entered into a payment agreement, then the payment service law requires that KFDK must be able to document that an agreement has been concluded up to 13 months after the agreement has ended.

  • Member
  • Purpose of collecting your personal information

If you are a member of KFDK, we use your personal information to be able to manage your membership and contact you regarding your membership and to be able to send you the necessary information about your membership and give you the right to vote at the KFDK annual general meeting, if you have full membership.

  • What personal information do we process?

Name and contact information.

  • Why are we allowed to process your personal information?

When you enter into a membership agreement, it is in KFDK’s interest to register your membership so that we can manage your membership relationship and ensure that you can use your voting rights at KFDK’s general meeting.

  • How long do we keep your personal information?

We store your data for 5 years plus the current year after you signed up out of KFDK. We do this because it is a requirement in the Accounting Act.

  • Volunteer and participate in events
  • Purpose of collecting your personal information

Are you a volunteer with KFDK, we use your personal data to manage your affiliation with our organization and be able to send information and possibly material to you in connection with activities.

  • What personal information do we process?

When you participate in our activities, we typically need your name and contact information so that we can coordinate and communicate with you about the activity.

  • Why are we allowed to process your personal information?

It is in KFDK’s interest to process the information that is necessary to carry out the activity in question. If we do not have your name or contact information, we cannot communicate or coordinate with you about your participation in the activity.

  • How long do we keep your personal information?

Are you a volunteer with KFDK, we will store your personal data during the time you are affiliated with KFDK.

  1. Sharing of your personal data

In relation to selected processing of personal data, it may be necessary to share your personal data with suppliers, business partners and authorities. For example, it may be suppliers who host our IT solutions or assist KFDK with our IT operations. Moreover, we share your information to the extent that we are obliged to do so, due to the requirement for reporting to public authorities.

  1. Your rights

When we process your personal information, there are a number of rights you can make use of. These are reviewed below. Do you want to make use of any of your rights, please write to KFDK at kashmirfund@yahoo.dk.

If you are required to provide information about yourself to KFDK, then this will be shown at the place where we collect the information. If you do not want to provide the personal information we ask for, it may have the consequence that we cannot provide the services for you that you request, as a contributor, etc.

  • Overview of rights
  • Right of access

You have the right to access personal information that we process about you and know the purpose for which they were collected.

  • Right of rectification, erasure and restriction of processing

You have the right to request correction, additional processing, erasure or restriction of personal data we process about you. You have in specific circumstances the right to have limited processing of your personal information.

  • Data portability

You have the right to receive your personal data in a readable format.

  • Right to object

You have the right to ask KFDK not to process your personal information in cases where the treatment is in the interest of KFDK.

  • Withdrawal of consent

If you have given your consent that we may process selected personal data about you, then you have the right to withdraw your consent in relation to the data covered by the consent.

Retracting your consent does not affect the legality of the processing that was performed before you withdrew your consent. If you wish to revoke your consent to receive information about / from KFDK, including by regular mail, email, telephone or other electronic means, you can always do so by writing to kashmirfund@yahoo.dk.

  • Rights restrictions

There may be conditions or restrictions attached to the exercise of the above rights. It is therefore not certain that for example, you have the right to data portability in the specific case – it depends on the circumstances of the processing activity. In some cases, we are also legally obliged to process personal information about you. This can, for example, be used for documentation of transaction tracks and the like in accordance with the rules in the Accounting Act. Among other things, we must store accounting material for 5 years from the end of the financial year to which the accounting material relates. Therefore, there may be cases where we will not be able to accommodate your request to be deleted. If you wish to avail yourself of your rights, we are obliged to ask you to identify yourself, for example by asking to see an ID card with photo.

If you do not wish to be contacted by KFDK in the future, you must consent to us registering your request. That’s the only way we can make sure we don’t contact you again.

  1. Security of processing

In KFDK, we regularly update our internal rules and procedures for maintaining adequate security from the time we collect personal data until deletion, and we only leave our processing of personal data to data processors who maintain a correspondingly appropriate level of security and which we have entered into a data processor agreement.

  1. Complaint to supervisory authority

If you are dissatisfied with our processing of your personal data, you can complain to: Datatilsynet Borgergade 28, 5. sal 1300 København K. 3319 3200 dt@datatilsynet.dk You can read more about the complaint process here: www.datatilsynet.dk

  1. Updating this policy

KFDK is committed to adhering to the basic principles of personal data protection. Therefore, we regularly review this policy to keep it updated and in accordance with applicable law. You can always find the current version of the privacy policy on kashmirfund.dk.